Расхождение при приёмке товара: как оформить акт и не потерять деньги

Фура приехала, накладная в руках, а на паллетах не хватает коробок или часть товара явно не того качества. Что вы сделаете в первые минуты, определит, вернёте ли вы деньги: в споре с поставщиком выигрывает тот, у кого есть документ, составленный вовремя и по правилам. Ниже — порядок действий, который подходит и складу, и селлеру маркетплейса, и отделу закупок.

Статья — практическое пояснение, не юридическая консультация. Сроки и порядок приёмки поставщик и покупатель вправе установить договором, поэтому сначала откройте раздел договора о приёмке и претензиях.

Какие бывают расхождения

• По количеству — недостача или излишки против накладной.
• По ассортименту (пересорт) — привезли не те артикулы.
• По качеству — брак, повреждения, неполная комплектность, истёкший срок годности.
• По документам — ошибки в накладной или УПД, отсутствие сертификатов, неверные коды маркировки.

От типа расхождения зависит, какие доказательства собирать и какую часть претензии строить.

Что говорит закон о приёмке

Статья 513 ГК РФ возлагает на покупателя осмотр принятого товара и проверку его количества и качества в срок, который определён законом, договором или обычаями делового оборота. О выявленных несоответствиях покупатель обязан незамедлительно письменно уведомить поставщика. На практике это означает: акт составляют в день приёмки, а уведомление уходит сразу, а не после инвентаризации через неделю.

Если в договоре указаны Инструкции Госарбитража СССР № П-6 (приёмка по количеству) и № П-7 (приёмка по качеству), то их положения о порядке и сроках приёмки становятся для сторон обязательными. Без ссылки в договоре они сами по себе не применяются. Проверьте договор: ссылка на эти инструкции резко меняет сроки и требования к акту.

Пошаговый порядок

1. Не принимайте и не подписывайте накладную молча. Если видите явное расхождение, отметьте его в накладной или составьте отдельный акт до подписи. Подпись без оговорок осложняет спор: поставщик сошлётся на то, что при приёмке претензий не было.
2. Зафиксируйте на месте. Фото и видео упаковки, пломб, маркировки, самих дефектов. На кадре должны быть номер накладной, дата и место, видно целостность упаковки.
3. Пересчитайте и проверьте качество. Для партий — по комплектам и коробам, с составом комиссии (кладовщик, приёмщик, при необходимости представитель перевозчика или поставщика).
4. Составьте акт. Для типовой ситуации подойдёт унифицированная форма ТОРГ-2 (см. ниже) или собственная форма с обязательными реквизитами.
5. Уведомьте поставщика письменно в тот же день. Приложите акт и фото, предложите замену или согласуйте сроки осмотра.
6. Разместите товар отдельно с пометкой «расхождение» и не пускайте в продажу до решения: иначе поставщик скажет, что вы пользовались товаром.
7. Подготовьте претензию с расчётом суммы — пример в статье «Претензия поставщику за брак: образец».

Какой акт составить: ТОРГ-2, ТОРГ-3 или свободная форма

• ТОРГ-2 — «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приёмке товарно-материальных ценностей». Утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Это акт именно о расхождении при приёмке, а не акт возврата.
• ТОРГ-3 — похожая форма для импортных товаров.
• Свободная форма допустима: с 2013 года унифицированные формы первичных документов не обязательны, но акт должен содержать реквизиты первичного документа из статьи 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»: наименование, дату, организацию, содержание события, должности и подписи ответственных лиц.

Если договор требует форму ТОРГ-2 или ссылается на неё, пользуйтесь ею. Возврат товара оформляют отдельным документом — об этом статья «Акт возврата товара поставщику».

Что должно быть в акте о расхождении

• дата, время и место составления;
• состав комиссии с должностями;
• реквизиты договора и накладной (УПД);
• описание товара и по каждой позиции: что указано в документах, что фактически, в чём расхождение;
• описание упаковки и пломб;
• ссылки на фото и видео;
• записи о присутствии (или отказе) представителя поставщика или перевозчика;
• подписи всех членов комиссии.

Если представитель поставщика отказывается подписать, зафиксируйте это в акте и подтвердите фото и видео. Порядок и сроки вызова представителя поставщика зависят от договора: если вы работаете по П-6 и П-7, там они прописаны отдельно.

Приёмка на маркетплейсе

Если вы отправляете товар на склад площадки (Wildberries, Ozon и другие), приёмку выполняет маркетплейс, а расхождения вы получаете в личном кабинете. Что стоит сделать:

• сохраняйте фото и видео упаковки и сборки поставки до отправки;
• сверяйте акт приёмки площадки со своей накладной сразу, как он появился в кабинете;
• смотрите срок и порядок оспаривания расхождений в актуальной оферте и правилах площадки: они меняются, поэтому в статье мы не называем конкретных цифр;
• если расхождение возникло из-за вашего поставщика, начните его претензионную работу по описанному выше порядку.

Типичные ошибки

• Подписали накладную «как есть», а претензии оставили «на потом».
• Фото сделали после того, как коробки разобрали и перемешали.
• Не зафиксировали состояние упаковки и пломб: перевозчик и поставщик перекладывают вину друг на друга.
• Не вызвали представителя поставщика там, где договор этого требует.
• В акте нет конкретики: «часть товара с браком» без количества и артикулов.

Памятка для склада

• Накладная подписывается только после проверки.
• Акт и фото — в день приёмки.
• Уведомление поставщику — письменно и сразу.
• Бракованный товар хранится отдельно, с пометкой и без движения.
• Копии всех документов и фото лежат в одной папке по номеру поставки.

Нужна помощь на складе?

Выездной специалист поможет провести приёмку и сортировку, оформит акты и фотофиксацию. Подробнее — «Выездной специалист».