Претензия поставщику за брак: образец и как составить

Вы приняли партию, открыли коробки — и часть товара оказалась с браком. Дальше всё решает не эмоция, а документ: претензия, которую поставщик не сможет проигнорировать, а суд, если дойдёт до него, увидит как соблюдённый досудебный порядок. Ниже — как её составить, что приложить и как отправить. В конце — образец, который можно взять за основу.

Статья — практическое пояснение, не юридическая консультация. Всё зависит от вашего договора: сроки, порядок приёмки и ответственность стороны вправе установить сами. Перед отправкой сверьтесь с текстом договора.

Что такое претензия и чем она отличается от рекламации

Претензия — письменное требование покупателя к поставщику: заменить товар, устранить недостаток, вернуть деньги или уменьшить цену. Рекламацией на практике называют то же самое, когда речь идёт о качестве товара; разницу подробно разбирает статья «Рекламация или претензия: в чём разница». Для поставщика важно одно: есть ли письменное требование с описанием дефекта, датой и документами.

Когда претензию нужно отправлять

Закон требует от покупателя действовать быстро. По статье 513 ГК РФ принятый товар нужно осмотреть, проверить его количество и качество в срок, который установлен законом, договором или обычаями делового оборота, а о выявленных несоответствиях незамедлительно письменно уведомить поставщика. Поэтому первое уведомление отправляют в день обнаружения брака, не дожидаясь, пока соберётся вся пачка документов. Развёрнутую претензию с расчётом можно направить следом.

Сроки обнаружения недостатков зависят от товара (статья 477 ГК РФ):

• если гарантийный срок или срок годности не установлены, недостатки должны быть обнаружены в разумный срок, но не позже двух лет со дня передачи товара (или в более длительный срок, если он установлен законом или договором);
• если гарантийный срок установлен, требования предъявляют при обнаружении недостатков в течение гарантии;
• если гарантия короче двух лет, а недостаток нашли после её окончания, но в пределах двух лет, бремя доказывания, что дефект возник до передачи товара, лежит на покупателе.

Подробнее о сроках — в статье «Сроки предъявления рекламации поставщику».

Что можно потребовать

Статья 518 ГК РФ отсылает к статье 475: если поставлен товар ненадлежащего качества, покупатель вправе потребовать:

• соразмерно уменьшить цену;
• безвозмездно устранить недостатки в разумный срок;
• возместить свои расходы на устранение недостатков.

При существенном нарушении требований к качеству покупатель может по своему выбору отказаться от договора и вернуть уплаченные деньги либо потребовать заменить товар на соответствующий договору. Существенным нарушение считается, например, когда недостаток нельзя устранить без несоразмерных расходов или времени либо он выявляется снова и снова.

Есть важная оговорка: если поставщик, получив ваше уведомление о недостатках, без промедления заменит товар на качественный, остальные требования по статье 518 вы предъявить не можете. Поэтому в претензии стоит сразу указать, чего вы ждёте, а в уведомлении — предложить заменить.

Что указать в претензии

1. Реквизиты сторон: кому адресована (по договору — лицу, которое подписывает его с поставщиком), от кого, дата и исходящий номер.
2. Основание: договор, номер и дата поставки, товарная накладная или УПД.
3. Описание дефекта: что именно не так, в каком количестве, как выявлено, когда. Конкретика («у 14 из 200 единиц трещина корпуса») убеждает больше общих слов.
4. Нормы и условия договора, на которые вы ссылаетесь.
5. Требование: замена, возврат денег, уменьшение цены — одно или несколько, с суммой и сроком исполнения.
6. Перечень приложений.
7. Подпись уполномоченного лица.

Что приложить

• товарная накладная или УПД на поставку;
• акт о расхождении или акт о браке — как его составить, показано в статье «Акт возврата товара поставщику»;
• фото и видео дефекта с видимой маркировкой, партией и датой съёмки;
• переписка с поставщиком по поставке;
• расчёт суммы требований;
• при споре о причине дефекта — заключение независимой экспертизы (в том числе торгово-промышленной палаты).

Как отправить, чтобы был след

Выбирайте способ, который позволяет доказать вручение:

• заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении;
• курьером с отметкой о получении на втором экземпляре;
• через электронный документооборот или на адрес электронной почты, если договор прямо признаёт такой способ юридически значимым.

Сохраните квитанцию, опись, трек-номер и подтверждение вручения: именно они докажут дату обращения.

Сколько ждать ответа

Для споров о взыскании денег с поставщика действует обязательный досудебный порядок (часть 5 статьи 4 АПК РФ): обратиться в арбитражный суд можно после истечения тридцати календарных дней со дня направления претензии, если иные срок или порядок не установлены законом или договором. Договор может установить другой срок, поэтому сначала проверьте его. Общий срок исковой давности — три года (статья 196 ГК РФ), но тянуть с претензией не стоит: чем позже её отправили, тем сложнее доказать, что брак был в товаре при передаче.

Типичные ошибки

• Претензия без даты, номера и ссылки на конкретную поставку.
• В требовании «разберитесь», а не конкретное действие и срок.
• Нет акта или фото: дефект на словах поставщик оспорит.
• Претензию отправили по неверному адресу или без подтверждения вручения.
• Пропущен срок уведомления из договора. Проверьте раздел о приёмке и претензиях до того, как писать текст.

Образец претензии

Подставьте свои данные; всё, что в квадратных скобках, нужно заменить или удалить.

Генеральному директору

ООО «[Название поставщика]»

[ФИО]

[Адрес поставщика]

от ООО «[Название покупателя]»

ИНН [номер], [адрес]

Исх. № [номер] от [дата]

ПРЕТЕНЗИЯ

о поставке товара ненадлежащего качества

[Дата] по договору поставки № [номер] от [дата] (далее — Договор) и

товарной накладной (УПД) № [номер] от [дата] нами получен товар:

[наименование, артикул, количество].

При приёмке/в ходе использования [дата] выявлены недостатки: [описание

дефекта, количество единиц, как выявлен]. Недостатки зафиксированы актом

от [дата] № [номер] и фотоматериалами (приложения 2 и 3).

Согласно статьям 475, 513 и 518 Гражданского кодекса РФ и пункту [номер]

Договора, прошу в срок до [дата]:

1. [заменить товар ненадлежащего качества на товар, соответствующий

условиям Договора] / [вернуть уплаченную за товар сумму [сумма] руб.] /

[соразмерно уменьшить цену на [сумма] руб.];

2. [возместить расходы на [описание] в размере [сумма] руб.].

Напоминаем, что до обращения в арбитражный суд стороны обязаны

соблюсти претензионный порядок. При неисполнении требований в установленный

срок мы оставляем за собой право обратиться в суд с взысканием основной

суммы, убытков и судебных расходов.

Приложения:

1. Копия товарной накладной (УПД) № [номер] от [дата].

2. Акт о выявленных недостатках от [дата].

3. Фото и видео дефекта ([количество] файлов).

4. Расчёт суммы требований.

[Должность] ________ [ФИО]

М. П. (при наличии)

Нужна помощь с актом, фотофиксацией или сортировкой брака на складе?

Выездной специалист осмотрит партию, разделит товар по категориям брака, оформит фотоопись и подготовит документы для претензии. Подробнее — на странице услуги «Выездной специалист».